IVSS – Nueva providencia de la exhibición y presentación de documentos

 gaceta oficial 39.788 que dispone la exhibición y presentación de documentación ante el IVSS por las empresas privadas, sociedades, asociaciones, fundaciones, corporaciones, establecimientos, explotaciones, organismos, entes, empresas del estado y demás entidades jurídicas o económicas donde presten servicios servicios personas sujetas a la obligación del seguro social; en la cual se expone en el Artículo 1 lo siguiente:

Artículo 1: De conformidad a la norma prevista en los Artículos 90 de la Ley del Seguro Social, 183 del Reglamento General de la Ley del Seguro Social en concordancia con el Artículo 145 numeral 1, literal a, numerales 4, 7, 8 del Código Orgánico Tributario y Artículo 28 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, los empleadores y empleadoras durante el procedimiento de Fiscalización, tendrán la obligación de exhibir en un lugar visible de su establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o filiales), así como, conservar dentro de cualquier instalación, la empresa, explotación o faena, entendiéndose por éstas, sucursales, plantas, galpones, o cualquier lugar donde la empresa mantenga trabajadores bajo su dependencia, y presentar al servidor público actuante, debidamente autorizado y acreditado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, los siguientes documentos:

a) La Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”, debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa.
b) La Forma 14-02 (REGISTRO DE ASEGURADO) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Registro de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”; del personal sujeta a su servicio.
c) Presentar las Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por et Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”.
d) La Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) o Constancia emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas “TIUNA”, en caso de que lo hubiere,
e) Las tres (03) últimas Órdenes de Pago emitidas por el I.V.S.S., junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.
f) La Nómina de trabajadores que contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual), fecha de ingreso, de cada uno de sus trabajadores y trabajadoras, (correspondiente a los tres (3) últimos años)
g) Declaración Trimestral de Trabajadores ante el Ministerio del Poder Público Para el Trabajo y la Seguridad Social de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.
h) Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.
i) Acta Constitutiva, más últimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.
j) Registro Patronal de Asegurados, debe contener la siguiente información, referente a cada asegurado:

a. Nombres, apellidos y dirección;
b. Número de registro en el Seguro Social:
c. Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento;
d. Salario diario, semanal o mensual;
e. Ocupación:
f. Cotización semanal del trabajador,
g. Fecha de retiro.
h. Cualquier otro dato que estime de interés el Instituto.

El patrono está obligado a conservar durante cinco (5) años el registro a que se refiere el artículo anterior.

En aquellos casos donde los empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, éstas deberán conservar copias fotostáticas de la documentación a la cual se contrae el señalado instrumento.

k) Estados Financieros de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables.
l) Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades, (si fuere el caso).
m) Copia de recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.
n) Copia del último Recibo de Pago de un servicio básico.
o) Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuera el caso).
p) Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado,
h) En caso de los Organismos. Entes y Empresas del Estado además de los ítems antes señalados los siguientes documentos.

1. Nómina de Jubilados
2. Formulación Presupuestaria de la Partida (401) Gastos de Personal
3. Balance de Comprobación y Estados de Resultados.

PARTIDAS CONTABLES OBJETO DE GRAVAMEN DEL 2 % INCES

1. Los sueldos y salarios causados y pagados
2. Vacaciones ordinarias y complemento
3. Bono Vacacional
4. Bono nocturno o diurno siempre y cuando sean otorgados en función de la relación laboral
5. Porcentaje por servicio: hoteles, restaurantes, etc. Cuando no aparece reflejado en la contabilidad y se obtiene a través de las ventas, debe excluirse el monto correspondiente a las ventas en barras o ventas directas de servicio
6. Propinas, cuando sean reintegradas al trabajador y/o estén taxativamente indicado su porcentaje en la contratación colectiva.
7. Días feriados
8. Preaviso, cuando ha sido trabajado
9. Pago de mano de obra a subcontratistas que sean personas naturales
10. Pago por trabajos: unidad de tiempo, de obra, por piezas o a destajo
11. Viáticos, cuando sean de carácter fijo y periódico y no sujetos a relación
12. Honorarios profesionales (cuando tengan carácter fijo y periódico) pagados a personas naturales
13. Prima por vivienda
14. Pago por trabajos a terceros (trabajadores a domicilio) cancelados a personas naturales.
15. Horas extraordinarias o trabajos nocturnos
16. Pago a trabajadores por comisiones de ventas y cobranzas
17. Participación en los beneficios o utilidades
18. Transporte y alimentación contemplado en el Contrato Colectivo o Convenio
19. Todas aquellas remuneraciones causadas y pagadas durante el período que se consideren como complemento de sueldo o salario.

• Además existen otras partidas que por sus características especiales deben ser sometidas a un análisis de su origen con el fin de establecer si son objeto de gravamen y estas son:

• 1. Sueldo de Directores o Nómina confidencial: Presidente, Gerente, Administrador General, de los cuales se deben excluir él o los que fungen como patrono( s) de la Empresa. Para que una persona sea considerada patrono debe poseer dos (2) característica: Las más amplias facultades de administración y disposición y poseer un número significativo de acciones.
• 2. Bonos de producción y otros incentivos
• 3. Comisiones a terceros e incentivos sobre la producción, ventas, cobranzas, etc.
• 4. Arrendamiento o prima de vehículo del trabajador
• 5. Otros pagos extraordinarios que no constituyen liberalidades y que estén contemplados en el contrato colectivo.